Audit-Vorbereitung im Metallbau — Checkliste für QM-Beauftragte

Das nächste Überwachungsaudit steht an — und der QM-Beauftragte hat 4 Wochen Zeit für die Vorbereitung. Was sind die kritischsten Punkte, und wo entstehen die meisten Last-Minute-Überraschungen?

4 Wochen vor dem Audit: Bestandsaufnahme

WPK-Handbuch prüfen:

• Ist das Handbuch aktuell (letzte 12 Monate)?
• Sind alle Änderungen im Betrieb (neue Schweißer, neue Verfahren, neue Subunternehmer) im Handbuch dokumentiert?

Schweißer-Qualifikationen prüfen (eigene Schweißer):

• Sind alle ISO-9606-1-Qualifikationen gültig?
• Wurden die 6-Monats-Bestätigungen lückenlos durchgeführt?

Subunternehmer-Dokumentation (häufig die kritischste Schwachstelle):

• Liegen für alle im Prüfzeitraum eingesetzten Subunternehmer gültige WPK-Zertifikate vor?
• Liegen die passenden ISO-3834-Nachweise vor?
• Liegen die Schweißer-Qualifikationen der eingesetzten Schweißer vor?

3 Wochen vor dem Audit: Lücken schließen

Fehlende Subunternehmer-Dokumente anfordern: Schicken Sie jetzt E-Mails an alle Subunternehmer, bei denen Dokumente fehlen. 3 Wochen Vorlauf ist knapp — aber ausreichend, wenn der Subunternehmer kooperiert.

Abgelaufene Qualifikationen erneuern: Falls eigene Schweißer-Qualifikationen abgelaufen sind, ist jetzt noch Zeit, einen Prüftermin zu organisieren.

Audit-Trail prüfen: Haben alle Lieferantenbewertungen der letzten 12 Monate einen vollständigen Audit-Trail?

2 Wochen vor dem Audit: Probe-Audit

Interne Audit-Simulation: Gehen Sie die typischen Auditor-Fragen durch:

• "Zeigen Sie mir die Subunternehmer-Liste der letzten 12 Monate und die zugehörigen Zertifikate."
• "Welchen Prozess haben Sie zur Überwachung von Zertifikatsabläufen?"
• "Wann haben Sie zuletzt eine Lieferantenbewertung durchgeführt?"

Audit-Paket zusammenstellen: Bereiten Sie die Unterlagen so vor, dass Sie beim Audit jede Anfrage innerhalb von 10 Minuten beantworten können.

1 Woche vor dem Audit: Finalisierung

Letzte Dokumente prüfen: Sind alle angeforderten Dokumente eingegangen und abgelegt?

Ampelstatus erstellen: Erstellen Sie eine einfache Übersicht aller Subunternehmer mit aktuellem Zertifizierungsstatus (grün/gelb/rot). Das zeigt dem Auditor, dass Sie den Prozess im Griff haben.

Team briefen: Informieren Sie alle Mitarbeiter, die beim Audit dabei sein werden, über den Ablauf und die kritischen Themen.

Was beim Audit besonders oft gefragt wird

Auditoren im EN-1090-Bereich haben in den letzten Jahren ihren Fokus zunehmend auf Subunternehmer-Management gelegt. Diese Fragen kommen regelmäßig:

1. "Welche Subunternehmer haben Sie im Prüfzeitraum eingesetzt?"
2. "Lagen deren Zertifikate zum Zeitpunkt der Beauftragung vor?"
3. "Wie überwachen Sie laufend die Gültigkeit dieser Zertifikate?"
4. "Zeigen Sie mir ein Beispiel, wie Sie einen Subunternehmer bei Ihrer Lieferantenbewertung bewertet haben."

Wer auf diese Fragen eine klare, dokumentierte Antwort hat, passiert das Audit in der Regel ohne Befunde.

Fazit

Die meisten Audit-Überraschungen im EN-1090-Bereich entstehen nicht durch technische Mängel — sondern durch fehlende oder abgelaufene Dokumente. Mit einem strukturierten Überwachungsprozess und einer zentralen Dokumentenablage ist das vollständig vermeidbar.