Audit-Vorbereitung im Metallbau — Checkliste für QM-Beauftragte

Das nächste Überwachungsaudit steht an — und der QM-Beauftragte hat 4 Wochen Zeit für die Vorbereitung. Was sind die kritischsten Punkte, und wo entstehen die meisten Last-Minute-Überraschungen?

4 Wochen vor dem Audit: Bestandsaufnahme

WPK-Handbuch prüfen:

• Ist das Handbuch aktuell (letzte 12 Monate)?
• Sind alle Änderungen im Betrieb (neue Schweißer, neue Verfahren, neue Subunternehmer) im Handbuch dokumentiert?

Schweißer-Qualifikationen prüfen (eigene Schweißer):

• Sind alle ISO-9606-1-Qualifikationen gültig?
• Wurden die 6-Monats-Bestätigungen lückenlos durchgeführt?

Subunternehmer-Dokumentation (häufig die kritischste Schwachstelle):

• Liegen für alle im Prüfzeitraum eingesetzten Subunternehmer gültige WPK-Zertifikate vor?
• Liegen die passenden ISO-3834-Nachweise vor?
• Liegen die Schweißer-Qualifikationen der eingesetzten Schweißer vor?

3 Wochen vor dem Audit: Lücken schließen

Fehlende Subunternehmer-Dokumente anfordern: Schicken Sie jetzt E-Mails an alle Subunternehmer, bei denen Dokumente fehlen. 3 Wochen Vorlauf ist knapp — aber ausreichend, wenn der Subunternehmer kooperiert.

Abgelaufene Qualifikationen erneuern: Falls eigene Schweißer-Qualifikationen abgelaufen sind, ist jetzt noch Zeit, einen Prüftermin zu organisieren.

Audit-Trail prüfen: Haben alle Lieferantenbewertungen der letzten 12 Monate einen vollständigen Audit-Trail?

2 Wochen vor dem Audit: Probe-Audit

Interne Audit-Simulation: Gehen Sie die typischen Auditor-Fragen durch:

• "Zeigen Sie mir die Subunternehmer-Liste der letzten 12 Monate und die zugehörigen Zertifikate."
• "Welchen Prozess haben Sie zur Überwachung von Zertifikatsabläufen?"
• "Wann haben Sie zuletzt eine Lieferantenbewertung durchgeführt?"

Audit-Paket zusammenstellen: Bereiten Sie die Unterlagen so vor, dass Sie beim Audit jede Anfrage innerhalb von 10 Minuten beantworten können.

1 Woche vor dem Audit: Finalisierung

Letzte Dokumente prüfen: Sind alle angeforderten Dokumente eingegangen und abgelegt?

Ampelstatus erstellen: Erstellen Sie eine einfache Übersicht aller Subunternehmer mit aktuellem Zertifizierungsstatus (grün/gelb/rot). Das zeigt dem Auditor, dass Sie den Prozess im Griff haben.

Team briefen: Informieren Sie alle Mitarbeiter, die beim Audit dabei sein werden, über den Ablauf und die kritischen Themen.

Was beim Audit besonders oft gefragt wird

Auditoren im EN-1090-Bereich haben in den letzten Jahren ihren Fokus zunehmend auf Subunternehmer-Management gelegt. Diese Fragen kommen regelmäßig:

1. "Welche Subunternehmer haben Sie im Prüfzeitraum eingesetzt?"
2. "Lagen deren Zertifikate zum Zeitpunkt der Beauftragung vor?"
3. "Wie überwachen Sie laufend die Gültigkeit dieser Zertifikate?"
4. "Zeigen Sie mir ein Beispiel, wie Sie einen Subunternehmer bei Ihrer Lieferantenbewertung bewertet haben."

Wer auf diese Fragen eine klare, dokumentierte Antwort hat, passiert das Audit in der Regel ohne Befunde.

QM-Audit nach ISO 9001 vorbereiten: was Auditoren zuerst sehen wollen

Nicht jedes Audit ist gleich. Drei Varianten kommen in der Praxis vor:

• Zertifizierungsaudit: einmalig vor der Erstzertifizierung, prüft das gesamte QM-System.
• Überwachungsaudit: wiederkehrend, prüft Stichproben und Änderungen seit dem letzten Audit.
• Rezertifizierungsaudit: vor Ablauf der Zertifikatsgültigkeit, prüft das QM-System erneut vollständig.

Unabhängig von der Variante wollen Auditoren regelmäßig dieselben Unterlagen sehen:

• Ergebnisse der internen Audits (Kapitel 9.2)
• Protokoll der letzten Managementbewertung (Kapitel 9.3)
• Offene und geschlossene Korrekturmaßnahmen
• Lieferantenbewertungen nach Kapitel 8.4
• Kalibrierprotokolle der Messmittel

Probeaudit und Auditgespräch: Ein internes Probeaudit deckt Lücken auf, bevor der externe Auditor sie findet. Typische Fragen an QM-Beauftragte im Auditgespräch: Wie dokumentieren Sie Abweichungen? Wer trägt die Verantwortung für welchen Prozess? Wie stellen Sie sicher, dass Maßnahmen wirksam sind?

Einen schnellen Selbsttest, ob die wichtigsten Punkte abgedeckt sind, liefert unser Audit-Bereitschafts-Check.

Checkliste Qualitätsmanagement: die Kernpunkte auf einen Blick

Wer eine allgemeine Checkliste fürs Qualitätsmanagement sucht, braucht vor allem eine Übersicht, was im QM-System vorliegen und aktuell sein sollte. Die folgende Tabelle fasst die Kernpunkte zusammen. Sie ist eine Arbeitshilfe, kein Ersatz für den Normtext und keine Vorgabe Ihrer Zertifizierungsstelle — ergänzen Sie sie um die Punkte, die Ihr Betrieb oder Ihre Branche zusätzlich verlangt.

Bereich	Prüffrage	Nachweis
Qualitätspolitik und Ziele	Sind Politik und Ziele schriftlich festgelegt und bekannt?	Dokumentierte Politik, Zielübersicht
Dokumentierte Information	Sind Handbuch, Verfahren und Formulare aktuell und freigegeben?	Dokumentenliste mit Version und Freigabedatum
Interne Audits	Wurde nach Plan auditiert, und sind Befunde abgearbeitet?	Auditplan, Auditberichte (Kapitel 9.2)
Managementbewertung	Gibt es ein aktuelles Protokoll mit Beschlüssen?	Protokoll (Kapitel 9.3)
Lieferanten	Sind Lieferanten bewertet, und folgen aus schlechten Noten Maßnahmen?	Lieferantenbewertungen (Kapitel 8.4), siehe Vorlage zur Lieferantenbewertung
Korrekturmaßnahmen	Sind Abweichungen erfasst, bearbeitet und auf Wirksamkeit geprüft?	Maßnahmenliste mit Frist und Verantwortlichem
Messmittel	Sind Prüfmittel kalibriert und die Fristen überwacht?	Kalibrierprotokolle, Prüfmittelliste
Kompetenz	Sind Qualifikationen und Schulungen nachweisbar?	Qualifikationsmatrix, Schulungsnachweise

Gehen Sie die Tabelle mindestens einmal vor jedem Audit durch und tragen Sie bei jeder Zeile ein, wer den Nachweis zuletzt geprüft hat. Lücken, die Sie hier selbst finden, sind günstiger als Befunde des externen Auditors.

Fazit

Die meisten Audit-Überraschungen im EN-1090-Bereich entstehen nicht durch technische Mängel — sondern durch fehlende oder abgelaufene Dokumente. Mit einem strukturierten Überwachungsprozess und einer zentralen Dokumentenablage ist das vollständig vermeidbar.