ISO 9001 Kapitel 8.4 ist für viele QM-Beauftragte ein wunder Punkt beim Audit. Die Anforderungen sind klar — die Umsetzung in der Praxis ist jedoch oft lückenhaft.

Was Kapitel 8.4 genau verlangt

ISO 9001:2015 Kapitel 8.4 trägt den Titel "Steuerung von extern bereitgestellten Prozessen, Produkten und Dienstleistungen". Es verlangt von Ihnen:

Kriterien für die Auswahl, Bewertung und Überwachung externer Anbieter festlegen (Kapitel 8.4.1)
Die Art und den Umfang der Steuerung extern bereitgestellter Leistungen bestimmen (Kapitel 8.4.2)
Externen Anbietern Informationen mitteilen, was von ihnen erwartet wird (Kapitel 8.4.3)
Dokumentierte Informationen dieser Tätigkeiten aufbewahren — d. h. einen nachvollziehbaren Audit-Trail führen

Die drei häufigsten Audit-Befunde bei 8.4

1. Fehlende oder undokumentierte Bewertungskriterien

Sie bewerten Lieferanten irgendwie — aber nirgendwo steht schriftlich, nach welchen Kriterien. Auditoren akzeptieren das nicht: Die Kriterien müssen dokumentiert und konsequent angewendet werden.

2. Kein Nachweis der Überwachung

Sie haben Lieferanten einmalig bewertet, aber seitdem nichts mehr dokumentiert. ISO 9001 verlangt eine regelmäßige Überwachung — nicht nur eine einmalige Erstbewertung.

3. Excel-Tabellen ohne Audit-Trail

Änderungen in Excel werden nicht protokolliert. Auditoren können nicht nachvollziehen, wer wann was geändert hat — das ist kein revisionssicherer Audit-Trail im Sinne der Norm.

Welche Bewertungskriterien Auditoren erwarten

ISO 9001 schreibt keine konkreten Kriterien vor — aber die folgenden Kategorien sind branchenüblich und werden von Auditoren regelmäßig erwartet:

Qualität

Fehlerquote, Reklamationen, Nacharbeitsquote

Liefertreue

Termintreue, Lieferverzögerungen, Flexibilität

Zertifizierungsstatus

ISO 9001, EN 1090, ISO 3834 — gültig oder abgelaufen

Kommunikation

Reaktionszeit, Erreichbarkeit, Dokumentenqualität

Preis-Leistung

Preisniveau, Transparenz, Vergleich zu Markt

Maßnahmen

Reaktion auf Beanstandungen, Ursachenanalyse

Praktischer Prozess für ISO-9001-konforme Lieferantenbewertung

Lieferantenliste anlegen: Alle externen Anbieter, die Einfluss auf Ihre Produktqualität haben, erfassen.
Bewertungskriterien festlegen: Schriftlich dokumentieren, nach welchen Kriterien bewertet wird und wann ein Lieferant als "qualifiziert" gilt.
Erstbewertung durchführen: Alle Lieferanten nach dem definierten Schema bewerten und das Ergebnis dokumentieren.
Regelmäßig neu bewerten: Mindestens jährlich oder bei Anlass (Reklamation, Zertifikatsablauf) eine neue Bewertung durchführen.
Maßnahmen verfolgen: Bei negativer Bewertung eine Maßnahme definieren und deren Umsetzung und Wirksamkeit dokumentieren.

ISO 9001 Kapitel 8.4 — Lieferantenbewertung einfach erklärt