Abgelaufenes Subunternehmer-Zertifikat macht CE-Kennzeichnung ungültig — was jetzt?

Ein Szenario, das QM-Beauftragte in Metallbau- und Stahlbau-Betrieben kennen: Mitten in einem laufenden Auftrag läuft das WPK-Zertifikat eines Schweißen-Subunternehmers ab. Was bedeutet das rechtlich und praktisch — und wie verhindern Sie, dass das passiert?

Was das abgelaufene Zertifikat bedeutet

EN 1090-2 Clause 5.6 verlangt, dass Subunternehmer für Schweißarbeiten nachweislich qualifiziert sind. Ein WPK-Zertifikat nach EN 1090-1 ist der Hauptnachweis dieser Qualifikation. Läuft es ab, gilt der Subunternehmer formal als nicht mehr qualifiziert — auch wenn er technisch genauso arbeitet wie vorher.

Die Konsequenz: Alle Schweißarbeiten, die nach Ablauf des Zertifikats ausgeführt wurden, sind formal nicht durch eine qualifizierte Stelle ausgeführt worden. Das bedeutet für Ihre CE-Kennzeichnung: Die Leistungserklärung (DoP), die Sie ausgestellt haben, ist für diese Bauteile formal nicht korrekt.

Was beim Audit passiert

Wenn der Auditor beim nächsten Überwachungsaudit fragt, ob alle eingesetzten Subunternehmer während des Prüfzeitraums gültige Zertifikate hatten, und Sie können das für einen Subunternehmer nicht belegen, ist das in aller Regel ein Audit-Befund.

• Minor Non-Conformity: Wenn der Zeitraum kurz war und die Situation inzwischen bereinigt ist
• Major Non-Conformity: Wenn der Zeitraum länger war oder mehrere Subunternehmer betroffen sind — dann droht ein Nachaudit

Bei einem Major-Befund muss Ihr Betrieb innerhalb einer gesetzten Frist einen Abstellnachweis einreichen. Gelingt das nicht, kann die notifizierte Stelle das Überwachungsaudit als nicht bestanden werten.

Was Sie sofort tun sollten

Wenn Sie gerade feststellen, dass ein Subunternehmer-Zertifikat abgelaufen ist:

1. Arbeiten sofort stoppen: Der Subunternehmer darf keine weiteren Schweißarbeiten für Sie ausführen, bis sein Zertifikat erneuert ist.
2. Dokumentation sichern: Notieren Sie, wann das Zertifikat abgelaufen ist und welche Arbeiten betroffen sind.
3. Subunternehmer kontaktieren: Fordern Sie umgehend den Nachweis der Zertifikatserneuerung an.
4. QM-Beauftragten informieren: Der Sachverhalt muss dokumentiert und im QM-System als Abweichung erfasst werden.
5. Rechtliche Beratung: Bei größerem Auftragsvolumen und langer Unterbrechungszeit empfiehlt sich eine Einschätzung durch einen Compliance-Berater.

Wie Sie das dauerhaft verhindern

Das eigentliche Problem ist nicht das einmalige Versagen — es ist das Fehlen eines systematischen Überwachungsprozesses. Folgende Maßnahmen helfen:

Ablaufdaten zentral erfassen: Tragen Sie alle Zertifikatsablaufdaten in ein zentrales System ein — nicht in Outlook-Ordner oder Excel-Tabellen.

Frühwarnung einrichten: Eine Erinnerung 90 Tage vor Ablauf gibt Ihnen und dem Subunternehmer genug Zeit, das Zertifikat zu erneuern, bevor es zum Problem wird.

Vor Beauftragung prüfen: Bevor ein Subunternehmer mit Schweißarbeiten beginnt, ist eine Pflichtprüfung der aktuellen Zertifikate sinnvoll.

Zulieferer einbinden: Verpflichten Sie Ihre Subunternehmer vertraglich dazu, Sie 60 Tage vor Ablauf eines Zertifikats zu informieren. Noch besser: Sie geben ihnen Zugang zu einem Portal, in dem sie aktuelle Zertifikate selbst hochladen.

Fazit

Ein abgelaufenes WPK-Zertifikat ist kein kleines Problem — es kann Ihre CE-Kennzeichnung und damit Ihren gesamten Betrieb in Frage stellen. Die gute Nachricht: Mit einem systematischen Überwachungsprozess ist es vollständig vermeidbar. Der manuelle Aufwand dafür ist mit dem richtigen Tool minimal.