Lieferantenbewertung Tool: Papier, Excel, Dienstleister oder Software
Wer Lieferanten bewertet, braucht einen Ort für Kriterien, Ergebnisse und Termine. Vier Wege sind üblich. Hier steht, wo sie sich unterscheiden und für welchen Betrieb welcher Weg passt.
Was ein Tool leisten muss
ISO 9001:2015 Abschnitt 8.4.1 verlangt laut Fachbeiträgen Kriterien für die Beurteilung, Auswahl, Leistungsüberwachung und Neubeurteilung externer Anbieter; Kriterien, Methoden, Ergebnisse und Maßnahmen müssen als dokumentierte Information nachweisbar sein. Welches Werkzeug Sie dafür nutzen, schreibt die Norm nicht vor. Die Einordnung der Kriterien steht auf der Seite ISO 9001 Kapitel 8.4. Für das Werkzeug zählt deshalb praktisch: Lässt sich nachvollziehen, wer wann nach welchen Kriterien bewertet hat, und merken Sie, wann die nächste Bewertung fällig ist?
Die vier Wege im Vergleich
Die Tabelle beschreibt die Wege allgemein. Die Spalte Software steht für Produkte insgesamt; was ein einzelnes Produkt kann, unterscheidet sich und gehört vor einer Entscheidung geprüft. Preise nennen wir nicht.
| Kriterium | Papier / Ordner | Excel | QM-Dienstleister | Software |
|---|---|---|---|---|
| Einführungsaufwand | Gering: Formular drucken und ablegen | Gering bis mittel: Tabelle und Kriterien selbst aufbauen | Mittel: Abstimmung und Einarbeitung der externen Person | Mittel: Lieferanten und Kriterien einmal erfassen, Einarbeitung |
| Kostenart | Eigene Arbeitszeit, Ablage | Eigene Arbeitszeit, vorhandene Lizenz | Tages- oder Stundensatz | Laufende Lizenz, Einführungsaufwand |
| Bewertungsschema | Frei, steht auf dem Formular | Frei: Kriterien und Gewichtung lassen sich selbst festlegen | Wird gemeinsam mit der externen Person festgelegt | Vom Produkt vorgegeben, je nach Produkt anpassbar |
| Historie früherer Bewertungen | Nur so gut wie die Ablage | Hängt von der Ablage ab: ein Blatt je Jahr oder überschriebene Zellen | Liegt in dem, was die externe Person führt | Je nach Produkt: gespeicherte Bewertungen mit Datum |
| Fälligkeit der Neubewertung | Nur per Kalender oder Merkzettel | Per Kalender oder eigener Formel in der Tabelle | Per Vereinbarung mit der externen Person | Je nach Produkt: Wiedervorlage eingebaut |
| Zertifikate mit Ablaufdatum | Ordner je Lieferant, Datum von Hand prüfen | Spalte „Gültig bis“, Prüfung durch Sie | Wird bei der Betreuung mitgeführt | Je nach Produkt: Erinnerung vor Ablauf |
| Mehrere Bearbeiter | Nur nacheinander am Ordner | Hängt von der Ablage ab (gemeinsames Laufwerk, Versionen) | Externe Person plus Ihre Kontaktperson | Je nach Produkt: Benutzer mit Rollen |
| Auswertung über alle Lieferanten | Aufwendig: Formulare einzeln durchsehen | Mit Filtern und Formeln selbst herstellbar | Als Bericht der externen Person | Je nach Produkt: Übersicht und Export |
| Abhängigkeit von einer Person | Hoch, wenn nur eine Person die Ablage kennt | Hoch, wenn nur eine Person die Tabelle gebaut hat | Von der externen Person | Geringer, weil Ablage und Ablauf im System liegen |
Wann welcher Weg passt
Papier / Ordner
Passt, wenn Sie nur wenige Lieferanten bewerten und sich selten etwas ändert. Mit wachsender Zahl wird die Suche nach dem aktuellen Stand zum Aufwand.
Excel
Passt, wenn Sie Kriterien und Gewichtung selbst bestimmen wollen und eine Person die Tabelle zuverlässig pflegt. Legen Sie fest, wo sie liegt und wie Vorversionen erhalten bleiben.
QM-Dienstleister
Passt, wenn im Betrieb Zeit oder Erfahrung für den Aufbau fehlt. Klären Sie, wer die Unterlagen führt und wo sie nach Ende der Zusammenarbeit liegen.
Software
Passt, wenn mehrere Personen beteiligt sind, Zertifikate mit Ablaufdaten dazukommen und Bewertungen regelmäßig wiederkehren. Rechnen Sie Einführung und laufende Lizenz gegen die Zeit, die die Pflege bisher kostet.
Wer vom Papier oder von Excel auf Software wechseln will, findet den Ablauf Schritt für Schritt im Beitrag Lieferantenprüfung digitalisieren.
Wie ZulieferCheck die Bewertung abbildet
- Fünf Kriterien, Skala 1 bis 5: Qualität der Lieferung, Liefertreue, Kommunikation und Reaktionszeit, Vollständigkeit der Zertifikate und Reklamationsverhalten. Die Gesamtnote ist der Mittelwert, alle fünf Kriterien zählen gleich.
- Keine eigene Gewichtung: Wer Kriterien unterschiedlich gewichten will, arbeitet mit der Excel-Scorecard weiter (siehe unten).
- Historie: Jede Bewertung wird mit Datum gespeichert und überschreibt keine frühere.
- Wiedervorlage: Die nächste Bewertung wird 365 Tage nach der letzten vorgemerkt.
- Zertifikate: Mit Ablaufdatum erfasst; Erinnerungen 90, 30 und 7 Tage vor Ablauf. Lieferanten laden Zertifikate über einen Einladungslink mit Ablaufdatum selbst hoch, der Upload hat einen Prüfstatus (offen, bestätigt, abgelehnt).
Wie die Bewertung in der Anwendung abläuft, beschreibt die Seite Lieferantenbewertung nach ISO 9001.
Häufige Fragen
Brauche ich für die Lieferantenbewertung ein Tool?
Nein, die Norm schreibt kein Werkzeug vor. Verlangt wird laut Fachbeiträgen, dass Kriterien für die Beurteilung und Überwachung externer Anbieter festgelegt sind und die Ergebnisse als dokumentierte Information nachweisbar bleiben. Ob Sie dafür Papier, Excel oder Software nutzen, entscheiden Sie.
Ab wann lohnt sich Software statt Excel?
Eine feste Grenze gibt es nicht. Typische Anzeichen sind mehrere Bearbeiter, viele Zertifikate mit Ablaufdaten, wiederkehrende Bewertungen und der Aufwand, den aktuellen Stand vor einem Audit zusammenzusuchen.
Kann ich zuerst mit Excel anfangen?
Ja. Eine Excel-Scorecard ist ein üblicher Einstieg, um Kriterien und Skala festzulegen. Wichtig ist, dass Sie Bewertungen mit Datum aufbewahren, statt Werte zu überschreiben.
Was kostet ein Tool zur Lieferantenbewertung?
Das hängt vom Weg ab: Papier und Excel kosten vor allem eigene Arbeitszeit, ein QM-Dienstleister rechnet nach Tages- oder Stundensatz, Software nach laufender Lizenz. Konkrete Zahlen nennen wir hier nicht, weil sie je Anbieter und Umfang abweichen.
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