Lieferantenselbstauskunft Vorlage: Aufbau und Ausfüllhinweise
Eine Lieferantenselbstauskunft spart die erste Runde Rückfragen: Der Lieferant beschreibt sich selbst, Sie sehen auf einen Blick, welche Nachweise fehlen. Hier steht, wie die Vorlage aufgebaut ist, was in jedes Feld gehört und worauf Sie beim Auswerten achten.
Wofür die Selbstauskunft dient — und wofür nicht
Die Selbstauskunft ist ein Verfahren der Lieferantenbewertung aus der Praxis: Der Lieferant beschreibt seine Prozesse und Nachweise selbst. Sie eignet sich für den ersten Eindruck bei neuen oder potenziellen Lieferanten. Die Angaben stammen vom Lieferanten und sollten Sie prüfen, bei kritischen Lieferanten mit einem Lieferantenaudit.
Eine feste Form schreibt die Norm nicht vor. ISO 9001:2015 Abschnitt 8.4.1 verlangt laut Fachbeiträgen, Kriterien für die Beurteilung, Auswahl, Leistungsüberwachung und Neubeurteilung externer Anbieter festzulegen und die Ergebnisse als dokumentierte Information nachweisbar zu halten; die Selbstauskunft ist eine Möglichkeit, einen Teil dieser Informationen zu sammeln. Mehr dazu auf der Seite ISO 9001 Kapitel 8.4.
Aufbau der Vorlage: neun Abschnitte, Feld für Feld
Die Excel-Vorlage führt den Lieferanten durch neun Abschnitte. Jede Zeile hat eine Nummer, eine Frage oder Angabe und vier Spalten für die Antwort. Unter dem Titel stehen Lieferant, die ausfüllende Person mit Funktion und das Datum.
Die vier Spalten
Antwort
Die Angabe des Lieferanten; bei „trifft nicht zu“ bitte „entfällt“ eintragen.
Gültig bis / Datum
Vor allem für Zertifikate und Kalibrierungen: ab wann ist der Nachweis nicht mehr gültig?
Nachweis / Anlage
Verweis auf die beigelegte Kopie, etwa das Zertifikat oder die Gefährdungsbeurteilung.
Bemerkung
Raum für Einschränkungen und Erläuterungen des Lieferanten.
1. Firmendaten
- Firmenname und Rechtsform
- Anschrift Hauptsitz
- Handelsregister (Registergericht, Nummer)
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Anzahl Beschäftigte (gesamt und am liefernden Standort)
- Website
- Haupterzeugnisse und Leistungen, die der Lieferant erbringt
Ausfüllhinweis: Die Beschäftigtenzahl für den liefernden Standort angeben, nicht nur für die Gruppe: Der Standort, der Ihre Teile fertigt, ist für Sie maßgeblich.
2. Ansprechpartner
- Geschäftsführung
- Vertrieb und Auftragsabwicklung
- Qualität und Reklamationen
- Umwelt und Arbeitsschutz
- Vertretung bei Abwesenheit
Ausfüllhinweis: Je Funktion Name, Telefon und E-Mail. Die Angaben enthalten personenbezogene Daten; erheben Sie nur, was Sie für die Zusammenarbeit brauchen.
3. Standorte
- Fertigungsstandorte, an denen Leistungen für Sie erbracht werden
- Lager- und Versandstandorte
- Geplante Verlagerung von Fertigung oder Lager (wohin, wann)
Ausfüllhinweis: Die Frage nach einer geplanten Verlagerung gehört dazu, weil ein Standortwechsel Prozesse und Nachweise berührt, die Sie beim Lieferanten bewertet haben.
4. Zertifikate
- Qualitätsmanagement (z. B. ISO 9001): Zertifizierungsstelle, Zertifikats-Nr.
- Umweltmanagement (z. B. ISO 14001)
- Arbeitsschutzmanagement (z. B. ISO 45001)
- Energiemanagement (z. B. ISO 50001)
- Branchen- und Produktnachweise (z. B. Werkseigene Produktionskontrolle nach EN 1090-1, ISO 3834, IATF 16949)
- Sonstige Zulassungen, Herstellerqualifikationen, Kundenfreigaben
Ausfüllhinweis: Kopie beilegen und die Spalte „Gültig bis“ ausfüllen. Ohne Ablaufdatum wissen Sie später nicht, wann der Nachweis erneuert werden muss. Streichen Sie Zeilen, die für Ihre Warengruppe keine Rolle spielen.
5. QM-Organisation
- Verantwortliche Person für Qualität benannt?
- QM-System dokumentiert (Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen)?
- Interne Audits, Datum des letzten
- Prüfung von Kundenanforderungen und Zeichnungsänderungen vor Auftragsannahme
- Festgelegte Wareneingangsprüfung?
- Rückverfolgbarkeit bis zum Ausgangsmaterial bzw. zur Charge
- Bearbeitung von Reklamationen (Ursachenanalyse, Korrekturmaßnahme, Rückmeldung)
Ausfüllhinweis: Offene Fragen verlangen eine Beschreibung statt eines bloßen „Ja“. Ein „Ja“ ohne Beleg ist eine Behauptung; bitten Sie bei wichtigen Punkten um eine Anlage.
6. Prüfmittel
- Prüfmittelverzeichnis vorhanden?
- Regelmäßige Kalibrierung (intern oder extern, Intervall laut Festlegung des Lieferanten)
- Vorhandene Mess- und Prüfeinrichtungen
- Vorgehen bei einem Prüfmittel außerhalb der Toleranz
Ausfüllhinweis: Das Kalibrierintervall legt der Lieferant fest; die Vorlage fragt es ab, schreibt aber keines vor.
7. Unterlieferanten
- Einsatz von Unterlieferanten für Leistungen, die in Ihre Produkte eingehen (welche Prozesse)
- Auswahl und Bewertung der Unterlieferanten
- Information vor einem Wechsel von Unterlieferanten oder wesentlichen Prozessänderungen
- Weitergabe Ihrer Anforderungen (Zeichnung, Spezifikation, Prüfvorgaben) an Unterlieferanten
Ausfüllhinweis: Hier zeigt sich, ob ausgelagerte Prozesse wie Wärmebehandlung, Oberflächenbehandlung oder Zuschnitt bei Ihnen im Blick sind.
8. Umwelt und Arbeitsschutz
- Sicherheitstechnische und arbeitsmedizinische Betreuung
- Gefährdungsbeurteilungen für die Arbeitsplätze, an denen Ihre Aufträge gefertigt werden
- Lagerung und Umgang mit Gefahrstoffen
- Abfalltrennung und Entsorgung
- Behördliche Beanstandungen (Betrachtungszeitraum legen Sie fest)
Ausfüllhinweis: Den Betrachtungszeitraum für behördliche Beanstandungen tragen Sie als Auftraggeber vor dem Versand ein.
9. Lieferkette und Menschenrechte
- Schriftliche Erklärung oder Verhaltenskodex zu Menschenrechten und Umweltschutz
- Maßnahmen gegen Kinder- und Zwangsarbeit im eigenen Betrieb
- Einhaltung von Arbeitszeit-, Lohn- und Arbeitsschutzvorgaben
- Weitergabe der Erwartungen an eigene Zulieferer
- Hinweisgeber-Verfahren für Beschäftigte oder Dritte
- Herkunftsländer von Rohstoffen und Vorprodukten
- Bereitschaft, auf Anfrage weitere Informationen bereitzustellen
Ausfüllhinweis: Der Abschnitt beschreibt Themen, die in Lieferketten-Anfragen häufig vorkommen. Ob für Ihren Betrieb gesetzliche Pflichten gelten, richtet sich nach dem Anwendungsbereich des jeweiligen Gesetzes in der aktuellen Fassung; das klärt die Vorlage nicht.
Am Ende bestätigt der Lieferant, dass die Angaben nach bestem Wissen vollständig und richtig sind und dass er wesentliche Änderungen unaufgefordert mitteilt. Darunter stehen Ort, Datum, Name, Funktion sowie Unterschrift oder Firmenstempel.
Für Lieferanten: so füllen Sie die Selbstauskunft aus
- Jede Zeile beantworten. Trifft eine Frage nicht zu, tragen Sie „entfällt“ ein, damit erkennbar bleibt, dass sie nicht übersehen wurde.
- Nachweise anhängen. Zertifikate, Gefährdungsbeurteilungen und Erklärungen als Kopie beilegen und in der Spalte „Nachweis / Anlage“ benennen.
- Gültigkeit eintragen. Bei Zertifikaten und Kalibrierungen das Datum, bis zu dem der Nachweis gilt.
- Beschreiben statt abhaken. Bei Fragen nach dem „Wie“ in zwei, drei Sätzen das tatsächliche Vorgehen beschreiben.
- Unterschreiben. Die Bestätigung am Ende nur abgeben, wenn die Angaben stimmen und aktuell sind.
Für Auftraggeber: Vorlage anpassen und auswerten
- Vor dem Versand kürzen oder ergänzen. Fragen streichen, die für die Warengruppe keine Rolle spielen, und den Betrachtungszeitraum in Abschnitt 8 eintragen.
- Lücken markieren. Leere Zeilen, fehlende Anlagen und abgelaufene Zertifikate sind Rückfragen, noch keine Bewertung.
- Ergebnis festhalten. Die ausgefüllte Datei ist eine dokumentierte Information zur Lieferantenauswahl. Wie lange Sie sie aufbewahren, legt Ihr Betrieb fest.
- Mit dem Audit verbinden. Die Antworten zeigen, wo ein Audit nachfragen sollte; die Vorlage enthält dafür eine Audit-Checkliste in sieben Themenblöcken und einen Maßnahmenplan.
Die Vorlage ist eine Arbeitshilfe. Sie ersetzt weder eine Rechtsberatung noch eine Zertifizierung; über Zertifikate entscheidet die jeweilige Zertifizierungsstelle.
Häufige Fragen
Was ist eine Lieferantenselbstauskunft?
Eine Lieferantenselbstauskunft ist ein Fragebogen, in dem ein Lieferant seine Firmendaten, Zertifikate, Organisation und Prozesse selbst beschreibt. Sie gibt dem Auftraggeber bei der Auswahl oder Neubewertung einen ersten Eindruck, ersetzt aber keine Prüfung der Angaben.
Wer füllt die Selbstauskunft aus?
Der Lieferant füllt sie aus, am besten die Person, die Qualität und Organisation überblickt. Name und Funktion der ausfüllenden Person stehen im Kopf der Vorlage, am Ende bestätigt der Lieferant die Angaben mit Ort, Datum und Unterschrift.
Muss ich alle Fragen der Vorlage verwenden?
Nein. Die Vorlage ist eine Arbeitshilfe: Streichen Sie Fragen, die für die Warengruppe keine Rolle spielen, und ergänzen Sie, was Ihr Betrieb zusätzlich braucht. Welche Fragen Sie stellen, entscheiden Sie.
Wie prüfe ich, ob die Angaben stimmen?
Fordern Sie bei wichtigen Punkten Anlagen an, etwa Zertifikatskopien, und gleichen Sie Ablaufdaten ab. Bei kritischen Lieferanten folgt ein Lieferantenaudit, das die Angaben vor Ort oder anhand von Nachweisen überprüft.
Wie oft sollte ich die Selbstauskunft erneuern lassen?
Einen festen Turnus gibt die Vorlage nicht vor. Üblich ist, die Selbstauskunft bei der Neubewertung des Lieferanten zu aktualisieren, bei Zertifikatsablauf oder wenn sich Standort, Unterlieferanten oder Prozesse ändern. Das Intervall legt Ihr Betrieb selbst fest.
Zertifikate der Lieferanten im Blick behalten
Die Selbstauskunft selbst bildet ZulieferCheck nicht als Formular ab. Die Zertifikate daraus verwalten Sie dort mit Ablaufdatum: Das System erinnert 90, 30 und 7 Tage vor Ablauf, und Lieferanten laden Zertifikate über einen Einladungslink mit Ablaufdatum selbst hoch; Sie prüfen den Upload anschließend.
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